株式会社エフケー

アナログで
無駄とリスクが溢れる現場を
爆速化させた取り組みとは!?

PR:株式会社エフケー

G Suite Japan Users Group
ゴールドサポーター企業
株式会社エフケー

松永 仁博

  • Google Cloud Premier Partner Badge

人物紹介

小林 アイコン
小林

今回の主人公。入社8年目の38歳。他社との競争が激化する中、アナログな仕事環境に悩んでいる。最近は部下も増えてきており、部下への指示と上司への確認が非常に手間だと感じている。ビールが好き。

松本 アイコン
松本

小林の大学時代の同級生。業種は違うが、小林と似た環境を経験しており現在は業務効率化に成功している。

自分の会社は、本当にこの働き方を
続けていていいのだろうか…

(疲れ切った小林)

人がいなくなった深夜のオフィスで、やっと仕事の区切りがついた小林。
時代の流れで、部下に残業を頼みづらくなっていることもあり、連日の疲れが溜まる。

小林 アイコン
小林

はぁ…俺ってこんな風になりたかったんだっけ…

ある事業部の課長を務めている38歳の小林。彼は5人の部下を持ちながら、自身で提案した働き方改革プロジェクトの進行管理を任されている。部下の業務管理とプロジェクト遂行に集中したいが、社内のワークフローがアナログ過ぎて、雑務に時間を取られてしまうことに悩んでいる。

小林 アイコン
小林

さすがのウチも働き方改革とは言いだしたものの、ただ残業するなと言われるだけ。

小林 アイコン
小林

子供もまだ小さいから残業はしたくないし、部下も見てやりたいけど”俺が頑張る”だけじゃ時間短縮にならないんだよなぁ…

業務を分断する、
デジタルツールへの理解不足

松本 アイコン
松本から

LINE

最近どう?近くまで来たから、たまには一杯どうかな?

(肩を揉みながらLINE確認)

ある日、大学の同級生から久々の連絡が。

小林 アイコン
小林

そういえば、あいつはウチと同じくらいの規模の会社だけど、かなり業績伸ばしてるって聞いたな…何かいい話が聞けるかもしれないな。

深夜になり響く電話のコール音。

上司 アイコン
上司

ああ!よかった会社にいたか!前のあの資料、今からFAXでウチに送ってくれない!?
明日の商談に必要なんだよね、アハハハハ。

小林 アイコン
小林

(アハハじゃないよ…なんでこの時代に自宅FAXなんだよ…
セキュリティ意識や効率化についてもなんとかしなきゃならないねコリャ…)

物理的な距離やパソコンやスマートフォンといったデバイスの壁を越えてビジネスが加速していくなか、ビジネスツールの理解不足で後れを取っている企業が増えています。

うまくいっている企業と、
そうではない企業の大きな違い

(肩を揉みながらLINE確認)
小林 アイコン
小林

そうなんだよ、働き方を改革するって名目なんだけど、実際の現場はアナログで効率化もあったものじゃない…何から手をつければいいか分からなくてさ。

小林 アイコン
小林

なんか最近、松本は調子いいみたいだな。

松本 アイコン
松本

そうだね、と言うのも変な話だけど(笑)今はうちの部署から始まった業務フローの改善が全社的に実施されることになって、これを統括してるよ。

松本 アイコン
松本

だいたい困りごとっていうとこんなところなんじゃないか?

  • 情報をやりとりするツールがバラバラ(メールやチャットにFAX etc…)
  • 電話と手帳でスケジュールを管理しているから、予定の調整も面倒
  • 情報が一元管理されていないから、誰が何を持っているかわからない
  • ツールのアカウントもバラバラ情報漏洩リスクもある
  • 上司が出張に出たら、もう捕まらない…
小林 アイコン
小林

そうそう、まさにそんな感じだよ。

松本 アイコン
松本

ハハハ、うちもそんなもんだったよ。よくわからないメールが溜まって重要なメールが埋もれたり、人が多く関わってるとプロジェクトがどこまで進んでるかわからないとかじゃないか?

小林 アイコン
小林

そうなんだよ。それを整理したりしてたら気がついたら10時回ってて…ほとんどは社内で発生する日常業務に時間を取られてるんだよ。

チームミーティングの時間調整にも時間がかかる、資料の連携に手間取って開始時間も遅れる。
社内サーバーはあるけど管理をちゃんとできてないから臨時の時に少し使うくらい。
小林はしばらく悩みを話し続けた。

小林 アイコン
小林

松本の会社はどうやって管理してるんだ?

松本 アイコン
松本

うちの会社もずっと紙で管理していて、スケジュール少し変わるだけで回覧が間に合わなかったりで部署中大慌て。メールも外出先で見られないから出張中の上司の確認とれなかったり、返信が遅れて先方にも迷惑をかける始末でさ…

松本 アイコン
松本

でもね、去年とあるシステムを導入したんだ。自分でも驚いてるんだけど、たった一週間後にはメールやスケジュールや資料の管理で悩む社員は一人もいなくなったよ。

G Suiteのロゴ

Google™ の G Suite をつかった
一元管理で
業務の爆速化を実現

小林 アイコン
小林

一週間!?システム導入って言っても構築とか調整とか半年近くかけて行なっていくものだろ?どこのシステム使ったんだ?

松本 アイコン
松本

Google が提供している企業向けの” G Suite ”っていうグループウェアで業務を一元管理したんだ。

松本さんはポイントをこの3つに絞って使い方を紹介しました。

  1. ファイル共有でいつでもどこでもビジネスが進む
  2. チャットやビデオ会議で意思決定を爆速化
  3. システム構築無しで世界最高水準のセキュリティ性
松本 アイコン
松本

ツールというと複雑に感じるだろ?それは社内のメンバーも一緒だと思うんだ。でもiPhoneや Google カレンダー™の説明書なんて聞いたこともないように、直観的に操作できるから意外となれるのもの早かったよ。

G Suite 導入に関する
無料診断お申し込みはこちら

御社にあわせた最適な使い方や、
そもそも G Suite が合うかどうかを診断できます。

スプレッドシート、ドライブ、ドキュメントのロゴ

業務書類をファイル共有して
無駄な確認・送受信を削減

仕事で使用するすべてのファイルを1か所に保存し、権限に応じて社内のだれもがアクセスできるようにします。

他のユーザーを簡単に招待して、ファイルの閲覧やダウンロード、共同編集を許可できるうえ、ファイルの更新内容は自動的に保存され、Google ドライブ™に保管されるため、誰もが常に最新版にアクセスできます。

ドライブの画面例
小林 アイコン
小林

これなら、どの資料をだれが持っているとか、どれが最新版なのかなんていうやり取りをしないで済むな!

松本 アイコン
松本

しかも同じファイルを共同で編集できるから、それぞれが作った資料をあとでまとめなおして…なんて作業もいらなくなるんだよ。

ドキュメント同時編集
スマホモックアップ

同時に同じファイルを編集できる機能に加え、Microsoft Officeと互換性のある機能を備えているので、過去にofficeで作成したファイルを引き続き使用することもできます。

  • Word → Google ドキュメント
  • Excel → Google スプレッドシート
  • PowerPoint → Google スライド
松本 アイコン
松本

営業報告やプロジェクトの進捗なんかもリアルタイムで見れるわけだから、わざわざ報告書を作る必要がないんだよ。体感だけど、いままで月のうち3営業日くらいは無駄にしてたように感じるよ(笑)

売上報告の画面例
スマホモックアップ
hangoutのロゴ

チャット機能と
ハングアウト Meet(テレビ会議)で
スピードとセキュリティ性を向上

松本 アイコン
松本

あとは、インパクトが大きかったのはチャットとハングアウト Meetだね。LINEや社内メール、あとは個人の Gmail™ とか、メンバー全員バラバラだったりすると進捗を見失ったりセキュリティ面でもよくない。これも一元で管理できるんだ。

ハングアウト Meet
スマホモックアップ
小林 アイコン
小林

携帯で見てもすごく見やすいな…。これなら外出先の上司の確認もとれるし、さっきのファイル共有と合わせても勝手がよさそうだな。

松本 アイコン
松本

そうなんだよ!いいところに気が付いたね。重たい資料のファイルをメールで送ると時間も手間もかかるけど、これならリンクを送るだけで済むんだ。

松本 アイコン
松本

うちなんかは拠点が北海道以外にもあるから、ビデオ会議で資料を見せながら説明できたり本当にスムーズになったよ。

(会議のイメージ図)

シンプルなコミュニケ―ションツールとしてだけでなく、共有カレンダーで他のユーザーの予定を確認したり、会議のスケジュールを設定して招待メールを自動的に送信することもできます。

カメラ付きのパソコン、スマートフォン、タブレットを使用すれば、ビデオ会議にワンクリックで切り替えることができ、画面を共有すれば、チームと作業状況を確認してその場で意思決定が可能に。

ハングアウト Meet の画面例

経営層も納得の
連邦基準セキュリティと
リスクヘッジ

小林 アイコン
小林

導入してみたいけど…うちなんか未だにFAXを使っていたり、言う割には幹部のITリテラシーが高くなくて稟議通せるかな…。

松本 アイコン
松本

実はうちもそうだったんだよ(笑)でも意外とすんなり通ったよ。特に経営層に刺さったのはこのあたりだね

  • 管理者はメールやチャットの履歴をすべて見ることができる
  • ファイルが社外に送信されたかどうかが確認できるリスク管理が可能
※ 一部の機能はBusinessプランからのものとなります
松本 アイコン
松本

経営層は意外と、情報の流出や働き方に対する雇用への影響なんかをすごく気にしているみたいなんだ。

小林 アイコン
小林

確かに、自社でサーバーを立てたりITセキュリティを構築するよりも Google が世界基準で管理してるセキュリティの方が堅牢だよな。

(管理者のイメージ)

G Suite では管理者権限をもつユーザーが、社内のチャットやメールの履歴から全文検索ができます。これによりマネジメントリスクを管理することが可能。

さらに、社内からファイルが社外に発信されていないかどうか、また権限を管理して閲覧のみ、編集可能など機能を制限することができるのでリスクを最小限にとどめることができます。

G Suite 導入に関する
無料診断お申し込みはこちら

御社にあわせた最適な使い方や、
そもそも G Suite が合うかどうかを診断できます。

モバイル管理

Android、iOS、Windowsなどのスマートフォンに対応したモバイル管理を使えば、簡単な設定で従業員の利便性もデータのセキュリティも確保できます。

松本 アイコン
松本

うちの経営層の場合は、モバイル管理が決めてだったみたいだけどな

小林 アイコン
小林

どんなことができるんだ?

松本 アイコン
松本

例えば今は会社のPCだけじゃなく、家や屋外でもタブレットやスマホから仕事できるだろ?失くしてしまったり、個人管理のいい加減なパスワード設定だったりするとリスクが高いんだ

松本 アイコン
松本

G Suite のモバイル管理なら、失くしてしまった個人使用のモバイルでもその中の自社企業データだけを削除したりできる。さらにパスワードが「0000」みたいな横着な人間もいるから、そういうことができないように管理することもできるんだ

小林 アイコン
小林

すごいな。確かに仕事のデータが入った端末って意外とあちこちにあるもんだな。

小林 アイコン
小林

でもモバイル端末管理って年間で何百万もかかるんだろ?

松本 アイコン
松本

それが G Suite ならかからないんだ。 Google はユーザーファーストのために十分にセキュリティを確保できるよう、モバイル管理が G Suite の機能として組み込まれているんだ

G Suite 導入に関する
無料診断お申し込みはこちら

御社にあわせた最適な使い方や、
そもそも G Suite が合うかどうかを診断できます。

専任スタッフによる
G Suite 導入診断を
無料で行っています

松本 アイコン
松本

もし、自社のやりかたに合っているかどうか不安だったら詳しい人に聞いてみるといいよ。俺も実は北海道の株式会社エフケーの人に詳しく聞いて使い方の設計を手伝ってもらったんだ。

(相談イメージ)

当時、新しい仕組みの導入について検討していた松本さんは株式会社エフケーの「 G Suite 導入診断サービス」を利用して、自社の状況に対して G Suite が本当にあっているかどうか相談をしました。

G Suite 導入に関する
無料診断お申し込みはこちら

御社にあわせた最適な使い方や、
そもそも G Suite が合うかどうかを診断できます。

松本 アイコン
松本

スケジュール調整したら、ハングアウト Meetのリンクが送られてきて時間になったらクリックすればTV会議がスタートするんだ。

小林 アイコン
小林

移動がないのは楽でいいな。

松本 アイコン
松本

そうなんだよ、その時に導入後の不安や社内での稟議の通し方まで相談に乗ってもらったんだ。

小林 アイコン
小林

そのサービス俺もお願いしたいんだけど、教えてもらえるかな。

その後、業務が効率化し早い時間から部下と飲みに行ったり、自分の時間を有効に使えるようになった小林さんがさらに事業をドライブさせていきましたが、それはまた別の機会に。

(部下と話す小林)

Basic

30GBのストレージを備えた
プロフェッショナルなオフィススイート

\600

JPY / 1ユーザー / 月
またはユーザーあたり
年額 \6,000(税別)

年払いの場合は月額
\500で利用できます

交流

  • ビジネス用の Gmail
  • 音声会議とビデオ会議
  • 共有カレンダー

作成

  • ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション

アクセス

  • 30GBのクラウドストレージ

管理

  • 電話とメールによる24時間365日対応のサポート
  • セキュリティと管理機能

Business

無制限のストレージとアーカイブ機能を備えた拡張版のオフィススイート

\1,200

JPY / 1ユーザー / 月
またはユーザーあたり
年額 \14,400(税別)

交流

  • ビジネス用の Gmail
  • 音声会議とビデオ会議
  • 共有カレンダー

作成

  • ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション

アクセス

  • 無制限のクラウドストレージ(5ユーザー未満の場合は、ユーザー1人あたり上限1TB)
  • Cloud Searchで G Suite に含まれる情報を包括的に検索

管理

  • 電話とメールによる24時間365日対応のサポート
  • セキュリティと管理機能
    • メールとチャットのアーカイブと保持ポリシーの設定
  • メール、チャット、ファイルの電子情報開示
    • 監査レポートでユーザーのアクティビティを確認

Enterprise

高度な管理機能を含むプレミアムオフィススイート

\3,000

JPY / 1ユーザー / 月
またはユーザーあたり
年額 \36,000(税別)

交流

  • ビジネス用の Gmail
  • 音声会議とビデオ会議
  • 共有カレンダー

作成

  • ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション

アクセス

  • 無制限のクラウドストレージ(5ユーザー未満の場合は、ユーザー1人あたり上限1TB)
  • Cloud Searchで G Suite に含まれる情報を包括的に検索

管理

  • 電話とメールによる24時間365日対応のサポート
  • セキュリティと管理機能
    • メールとチャットのアーカイブと保持ポリシーの設定
    • G Suite のセキュリティーセンター
  • メール、チャット、ファイルの電子情報開示
    • 監査レポートでユーザーのアクティビティを確認
    • Gmail のデータ損失防止(DLP)
    • ドライブのデータ損失防止(DLP)
    • Gmail のホスト型S/MIME
    • 法令に準拠したサードパーティ製アーカイブ ツールと Gmail を統合
    • セキュリティキーの強制によるエンタープライズ級のアクセス管理
    • BigQueryでの Gmail ログの分析

Google、 Google ドライブ、Gmail、および Google カレンダーは、Google LLC の登録商標または商標です。

G Suite 導入に関する
無料診断お申し込みはこちら

御社にあわせた最適な使い方や、
そもそも G Suite が合うかどうかを診断できます。