G Suite

G Suite™を活用した働き方改革

G Suiteを使うと『生産性向上』が、どうやって実現出来るかをご紹介

G Suite with 北海道 中小企業に特化した導入サポート

Googleの最新テクノロジーを御社のビジネスに活用し、より生産性の高い分野に人材の能力を活かしましょう。 人が人らしく創造性のある仕事に集中して、売上を上げられる体制づくりを。 北海道のビジネスをさらに加速させるために。

G Suite 導入がGOALではなく、業務改善によっての「収益増」が最終ミッションです。

G Suite(ジースイート)とは

G Suite™(ジースイート)とは。
世界最高峰のテクノロジーを誇るGoogle社が提供するクラウドアプリケーションです。

クラウドアプリケーションとは

クラウドアプリケーションを使うことで、
メールの送受信、文書や図の作成・編集など、これまでパソコンに導入したアプリケーションを使って行っていた作業がインターネット上でできるようになります。
すると、自宅や外出先からでもインターネットに繋がれているパソコンだけでなく、スマートフォン、タブレット等からも利用できるという便利さが生まれます。

仕事をする環境に制限がなくなるわけです

このクラウドアプリケーションには、メール機能「Gmail」も含まれ、仕事における情報はすべて一元化されます。
※一元化とは、バラバラにあったデータなどを一つの中心体のもとに統一すること。

情報の一元化 機能詳細はこちら

メール、文書、スプレッドシートなどをGoogle検索と同等の検索技術で探せるので、探しモノの時間が大幅に短縮されます。 また、権限を自由に設定して共有/同時編集が可能なので、いつでもどこでも最新のデータを全員で閲覧することが可能です。 これによって、会議が場所や時間に制約を受けづらくなるので、意思決定のスピードが大幅に加速します。

G Suite™おすすめのポイント

クラウドアプリケーションを提供しているのは、Google社だけではありません。
数あるクラウドサービスの中で、G Suite™が他と比べてとくに優れている
「情報の一元化」「メール保存容量」「高度な検索機能」についてお話します。

1、情報の一元化

ビジネスに必須のメール、文書、スプレットシートなど、すべてが一元化されます。
とくに、Gmailを独自ドメイン(会社のメールアドレス)で活用できることや、メールに付随する資料などの閲覧、編集など共有の設定が容易で、また、検索についてもメールの題名・本文はもちろん添付ファイルまで検索が一度に可能なため、非常に情報が扱いやすくなっています。

1、情報の一元化イメージ画像
2、メール保存容量が大きい
2、メール保存容量が大きいイメージ画像

メールの保管容量が30GBと多く用意されています(有料版の場合。無料版は15GB)。 これがどれくらいと例えるのは難しいのですが、弊社のヘビーユーザーでも3年間で25GB使い切るということはなかなかないそうです。
つまり、容量がいっぱいでメールを削除していくという行為が必要なくなり、また、それだけ多くのメール過去のメールを保持し、必要なときすぐ閲覧することができるということです。

3、高度な検索機能
3、高度な検索機能イメージ画像

G Suite™の中で情報を一元化し、その膨大な情報の中から目当ての情報を引き出すとき、ここに時間がかかってしまっては意味がありません。
ここで素晴らしいのが「検索といえばGoole」ならではの高度な検索機能です。 Googleの検索をしようしたことがある方はお分かりになるかと思いますが、検索場所、検索端末、検索利用者のこれまでの特徴に合わせて個別化された検索結果を表示する「パーソナライズ検索」や入力した単語に付随する一般的な検索候補や、過去の検索履歴を表示する「検索補助機能」など、多彩な検索機能で目当ての情報へ辿り着くまでの時間が飛躍的に短縮されています。

高度な検索機能の例

さらに、クラウドアプリケーションはインターネットに接続するという点で、ネット上に保存した情報の消失や漏洩の危険を考慮することも必要になってきますが、その点についても、G Suite™が他社のクラウドアプリケーションと差を見せ付けるのが「サーバーの稼働率」と「セキュリティ」です。

4、安心安全な管理体制
99%

Google社のデータを保管するサーバーは99%という高い稼働率を誇っています。 これを自社サーバーで運営しようとすると大変なコストがかかります。

セキュリティ

G Suite™には、データを安全に保管し、管理するための細かなセキュリティ機能があります。 管理画面から、共有相手や閲覧・編集権限などの共有方法を細かく設定できます。

クラウドサービスの中でも使っていて安心できます!

無料版と有料版どちらがいい?

G Suite™には、無料版と有料版があります。
どちらが御社に合うのでしょうか。
もちろん、まずは御社に必要かどうかのご相談も承りますが、 圧倒的なコストパフォーマンスで中小企業にこそおすすめしたい機能を持った有料版についてお話をします。

有料版のG Suiteを「G Suite™(ジースイートフォービジネス)」と言います。
有料といっても、その金額は一人あたり月額わずか600円。
年間で支払うと、一人あたり6,000円と、月々500円になります。とてもリーズナブルですね。
有料版が無料版と決定的に違うところは「管理機能」「セキュリティ」「サポート」だといえるでしょう。 これは会社を運営していく上でとても重要な部分ですが、この金額で実現できるのです。
導入することで、メインのビジネスツールの運用がGoogleの元で一元化されるので、安定した運用ができて安心です。
月々たったの500円なのに、驚くほどの管理、設定が可能な優れたコストパフォーマンスです。
他社に比べ、メール容量の追加増設も安価です。

有料版のいいところ

G Suite主要機能

G Suite™には、ビジネスに役立つツールが一式用意されています。

G Suiteの主要機能
独自ドメインで運用が可能。複数のメールアドレスを一括管理して、どの端末で見ても最新のメールがチェックできます。
モバイル端末でも常に最新の共有スケジュールを確認可能。社内の担当者の空きスケジュールも閲覧可能です。
いつでも、どこでも最新のファイルを共有可能。それぞれ違うバージョンのファイルを閲覧するなどのミスが大幅に減ります。
文書、スプレッドシートなどをリアルタイムに同時編集が可能。ワード。エクセル感覚で使用でき、議事録も同時に取れ、すぐに共有できます。
HTMLの記述をしなくても、インターネット上のHPとイントラネットで利用する社内用ポータルサイトの両方を作成できるWEBサイト作成機能です。
メーリングリストを設定できます。場所、時間を選ばずにグループで会議などもでき、情報の共有をスムーズにします。メール以外にもWEB形式のフォーラム機能もあります。
ビジネスに役立つツールが一通りセットになっていて便利

G Suite™を導入することで変わることを例えるなら、「目的地に向かって歩いて旅をしていた人が、自転車に乗り換えて進む」とイメージしてみてください。

社内や、仕事を協力して進めている人同士の「情報共有」が劇的にスムーズかつ楽に行えます。
今まで面倒だったすべての"報連相"が正確に行われ、確認作業のためだけに電話やメールをやりとりすることがほとんど無くなり、仕事の生産性が非常に上がります。
今まで1時間かかっていた仕事のうち、探しモノをしている時間や確認作業を除いて、本当に必要な作業の時間のみで済ませて、余った時間は次の仕事の為に戦略的に使うことや、家族や仲間との大切な時間に充てることができます。

具体的なワークスタイルに例えると・・

起床
起床してすぐiPhoneで今日の自分のスケジュールや、同じ部署の仲間のスケジュールをスピーディにチェック!
急な動きはなく、自宅から営業先へ直行することに。

Googleカレンダー

移動中
移動中、メールやチャットで仕事の動きをチェック。
iPhoneで会社のアドレスが使えるので、必要なメールにはその場で返信できてとっても便利!

Googleカレンダー

商談中
営業先で商談中。
不意に提案されたことにもGoogleドキュメントからすぐに資料を探し出してご提案。
柔軟に対応できて、商談成立!

Googleカレンダー

打ち合わせ
カフェで同僚と軽く打ち合わせ。
帰宅し自宅で簡単に資料をまとめ、共有している相手に連絡。Googleグループを使えば、とても効率的に仕事を進められ、今日の仕事も無事終了。

groupforBusiness

本当に導入が必要か

高機能で安心のG Suite™。それでもやはりわが社には導入なんて必要ない。そうお考えではありませんか。そんな中小企業様に、「ぜひ知っておいていただきたい」さらに「G Suiteをおすすめしたい理由」があります。IT(情報技術)により便利になった反面、会社にとっては下記のような危険性が非常に高まっていることをご存知ですか?

こんなことが起きています!ITの影響による情報漏洩・消失の危険性

会社がクラウドサービスを導入していない。けれど、社員が各々に無料のクラウドサービスやストレージ(インターネット上の保管庫)を利用し、会社や取引相手の情報がなんの管理もされていない場所で、取り扱われているという状況がおきています。

社員Aさん Aさんは会社で扱うデータを無料のクラウドサービスに保管し、自宅でも仕事の続きができるようにしていました。
わざわざUSBメモリーに記録して持ち運ばなくていいので、便利に使っていました。 しかし、帰宅途中でスマートフォンを紛失! スマートフォンでもクラウドサービスが利用できるために、IDとパスワードが登録済み。
社内のデータは漏洩の危機に!
そこに、もしも誤って元データを持ち出していたら重要データの紛失にもなりかねません。
・・しかも、この事実を会社の上司や社長さんはすぐに知ることもできません。
社員Bさん Bさんは社内でもパソコンが得意で有名。 色々な部署の頼まれごとを解決して、まさに社内ではひとりIT事業部。
そんなBさんが日常的に使用していたのがGmail。 もちろん無料版を個人的に使用していました。
ところが、ある日会社の見積もり金額や請求書金額などが検索結果に出てくる事件がありました!
慌てて社外の専門家に調査を依頼したところ、原因はなんと同じ部署のCさんが使用していたGoogleドライブ。
実は、社内のメールシステムがあまりにも不便に感じていたBさんは同僚のCさんにGmailの使い方を教えて日常的に書類をGmailやGoogleドライブでやり取りしていました。
今回のケースはCさんがGoogleドライブの共有設定を間違えてしまったのが原因でした。
まさかこんなことになるなんて。。と思ったときには遅いのです。

このように、社内で運用を取り入れなくても、社員はそれぞれ便利なITテクノロジーを使用して仕事をします。 例え会社で禁止していても、みなさんの周りでもDropboxなどのクラウドサービスにデータをアップロードしてる方やGmailへ社内メールを転送してる方はいないでしょうか。 それがどれだけ危険なことか、を考えてみてください。

これらのリスクはG Suiteで回避できます。

G Suite™を導入し、きちんとしたリテラシーを持って運用することが、上記のような漏洩を防ぐ手段です。

中小企業だからこそ!経営陣が情報を管理できる体制を早急に作ることが必要です!!

導入実績紹介

弊社が導入を支援させていただいた会社様を一部ご紹介いたします。

実績紹介1

導入実績1
ホクトフーズコーポレーション様

ホクトフーズコーポレーション

食品製造メーカーの株式会社ホクトフーズコーポレーション様では、工場内の商品DBの共有にSpreadsheetを主に運用しております。特に賞味期限の管理や共有時に、シートを同時編集することで各担当者が同時に作業を行ってもデータ破損することがなく、工場での勤務中でも手元のスマートフォンから編集・確認が可能となり作業効率が高い運用を行っております。また、シートに変更が入ると自動的にメールで変更箇所が全員に通知されるので報告の手間や漏れなどがなく煩わしい管理業務が激減し新商品の製造などの生産的な業務に時間を集中することが可能となっております。

株式会社ホクトフーズコーポレーション

オンラインショップ

実績紹介2

導入実績2
オホーツクの風様

オホーツクの風

北海道の水産品を漁師直送で販売している株式会社風屋様へ導入させていただきました。札幌にある管理センターと道東別海町にある浜、そして発送センターとの緊密なデータのやり取りをによって発送処理を行っています。導入前は、楽天市場のご購入データをメール等でセキュリティパスワードを掛けて毎日送信し、受信の確認も行っており情報共有のメール処理に非常に時間が掛かっておりました。G Suiteを導入いただき、Spreadsheetや文書共有によってメール誤送信のリスクは0になり、送信~受信確認のやり取りも無くなり管理業務の時間が一日あたり2時間程度削減出来ました。現在は削減した時間を顧客サービスの為のメールマガジン作成や商品ページの改善に充てており顧客満足度も非常に高い評価を維持されております。

オホーツクの風

実績紹介3

導入実績3
ケア整骨院様

ケア整骨院

北海道内で5医院を展開される整骨院グループのケア整骨院グループ様への導入をサポートいたしました。導入前は月に数度、各医院の院長先生が集まり、患者様の治療経過や技術共有を行っておりましたが、導入後はタイムレスに治療担当者まで情報が共有される様になり、その治療技術の満足度から来院される患者様からも高い評価を得ていらっしゃいます。
また、Googleフォームを活用してスマートフォンやiPhoneなどからも簡単に答えていただけるアンケートを作成し、そのデータを直接ブループのオーナーも閲覧可能にして常に患者様の生の声が現場のフィルタに歪められることなく把握することが可能になっています。これにより現場の意識も高まり、患者様の満足度も上がるといういいスパイラルを生み出していらっしゃいます。

ケア整骨院

導入の流れ

おまかせください!御社の価値を見出だす導入支援。使い方トレーニングで導入後も安心!

まずはお気軽にご相談ください。
御社にとっての「価値」をともにイメージし、導入支援を行います。
導入の主な流れは以下の通りです。
トレーニングまで行いますので、導入後きちんと活用していくことができます。

導入の流れ画像

導入費用詳細・導入をご検討の方

G Suite™の導入支援はぜひ弊社におまかせください。

G Suite 導入がGOALではなく、業務改善によっての「収益増」が最終ミッションです。
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